FUNÇÕES PRECÍPUAS DA ADMINISTRAÇÃO
Como já afirmamos anteriormente, Stoner e Feeman, ensinam que Administração é o "processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização, e de usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar os objetivos definidos”.
Veremos agora, quatro aspectos do processo da administração secular e que são também importantes na vida da igreja :
1) Planejar :
Significa estabelecer os objetivos da igreja, especificando a forma como eles serão alcançados. Parte de uma sondagem do presente, passado e futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir os objetivos traçados. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das outras funções. Ao fazer o planejamento perguntamos : o que queremos, quais são os nossos objetivos, qual nossa missão; que recursos dispomos e quais deveremos buscar; quem nos irá ajudar nesta tarefa, etc.
2) Organizar :
É a forma de coordenar todos os recursos da igreja, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido.
3) Dirigir ou liderar :
Contrate e forme líderes que administrem a igreja. Guardada as devidas proporções, é como um jogo de futebol, que em cada jogo (obstáculo) tenha que ser vencido para que se ganhe o campeonato (planejamento). Motivar e incentivar a equipe.
Delegue autoridade e responsabilidade e cobre resultados. Elogie, premie, e comemore. Lidere a equipe motivada e satisfeita para que o time alcance os objetivos. O trabalho em equipe é que leva a igreja a ter sucesso, pois acabou a era do “eu sozinho”. Não acredito na administração democrática, mas sim na participativa, onde as equipes envolvidas nos processos eleitos para se atingir os objetivos do planejamento buscam juntas as soluções.
4) Controle ou Coordenação :
O que não é medido é difícil de ser avaliado. O que não é cobrado não é feito. Esta atividade é que nos permite dirigir e corrigir os trabalhos que não estão sendo feitos dentro do nosso planejamento. Com o controle o líder pode premiar as equipes que atingem os objetivos.
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A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
“Ponha as primeiras coisas em primeiro lugar e teremos as segundas a seguir; ponha as segundas coisas em primeiro lugar e perderemos ambas” C.S. Lewis
“Que insensatez temer o pensamento de desperdiçar a vida de uma só vez, mas por outro lado, não ter nenhuma preocupação em jogá-la fora aos poucos” John Howe
Nada caracteriza melhor a vida moderna do que o lamento, “Se eu tivesse tempo...”
Esta é uma frase muito comum em nosso dia a dia. Aqueles que estão sempre reclamando de falta de tempo geral mente não têm métodos para utilizá-lo e, somente, comprovam que a problemática do tempo é não saber o que fazer com ele.
Uma análise das tarefas realizadas pelo pastor nos leva a fazermos a seguinte lista : as inúmeras e cobradas visitas pastorais nos lares, reuniões com os presbíteros, reuniões para discussões sobre os planos de trabalho, 4 ou cinco sermões semanais, estudos bíblicos, cada um com uma média de duas a três horas de preparação, o boletim semanal, compromissos para falar em outras igrejas, casamentos, funerais, colocar em dia a leitura, visitas aos hospitais, algumas prioritárias (especialmente os idosos) etc.
Normalmente, o resultado desta correria para atender a tantos compromissos da agenda é a constante tirania do urgente. Uma coisa é planejar nosso trabalho; outra é trabalhar nosso plano.
Perguntas Para Reflexão :
1) Quais tarefas inacabadas são motivo de grande preocupação para você neste instante?
2) Faça uma lista de dois ou três objetivos mais importantes em sua vida para as duas próximas semanas.
3) Quando foi a última vez que você separou ao menos uma hora para analisar a direção em que você está indo ?
Há uma grande diferença entre estar muito ocupado e ser produtivo. Claramente, podemos observar que existem pessoas que se esgotam trabalhando e não conseguem progresso algum, enquanto outras, com menor esforço, atingem objetivos e são bem sucedidas. Não podemos esquecer também aqueles que vencem na vida trabalhando tanto que chegam a sacrificar alguns valores extremamente importantes como o lazer, a família e, às vezes, até a saúde. Há também aqueles que estão sempre girando em torno de tudo, como verdadeiros furacões, em grande movimento. Contudo, quando analisados com profundidade, pouca coisa apresentam de produtivo.
É provável que você já tenha ouvido o termo "workaholic".É uma expressão americana que teve origem na palavra alcoholic (alcoólatra). Serve para denotar uma pessoa viciada, não em álcool, mas em trabalho. As pessoas viciadas em trabalho sempre existiram, no entanto, esta última década acentuou sua existência motivada pela alta competição, necessidade (talvez mais adequado seria dizer obsessão) por dinheiro, vaidade, sobrevivência ou ainda alguma necessidade pessoal de provar algo a alguém ou a si mesmo. Podemos encontrar esta figura também no Ministério pastoral.
Veja como podemos caracterizar o "workaholic":
1. Trabalha mais que onze horas
2. Almoça trabalhando
3. Não tira férias de vinte dias há três anos
4. Eternamente insatisfeito
5. Acha que trabalha mais que os outros
6. Fala ao telefone mais de uma hora por dia (13% do dia)
7. Avalia as pessoas pelo seu aspecto profissional e, depois, pelo pessoal
Em corolário das características acima, podemos antever alguns sintomas geralmente diagnosticados :
1. Ambiente tenso no lar;
2. Sensação de fracasso pessoal;
3. Dificuldades financeiras;
4. Exigência de um padrão de vida sempre superior, ou melhor.
Para não recebermos o rótulo de "workaholic", primeiramente, necessitamos nos organizar melhor em relação ao tempo e, dessa forma, conhecer os tipos de "ladrões ou desperdiçadores de tempo", e como podemos resolvê-los. Mas antes, precisamos entender que o tempo é :
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ADMINISTRAÇÃO ECLESIÁSTICA - ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Tempo : Uma Estrutura Teológica
O Salmo 118:24 não deveria ser apenas um fato, mas nosso alvo em nosso uso do tempo : este é o dia que o Senhor fez. Nosso alvo é que nosso uso do tempo deste dia reflita uma genuína autoria de Deus.
O puritano Jeremiah Burroughs estabeleceu um excelente princípio :
Esteja certo de seu chamado para todo empreendimento que você tiver à frente. Mesmo que seja o menor empreendimento, esteja certo de seu chamado para o mesmo. Então, com o que for que se encontrar, você pode aquietar seu coração com isto : eu sei que estou onde Deus gostaria que eu estivesse. Nada no mundo aquietará o coração tanto quanto isto : quando me encontro com alguma cruz, eu sei que estou onde Deus gostaria que eu estivesse em meu lugar e em meu chamado : estou no trabalho que Deus estabeleceu para mim.
Claramente isto envolve considerar antecipadamente o que Deus nos tem chamado a fazer, confiante de que este será o mais feliz e satisfatório uso de nosso tempo.
Um princípio semelhante chega até nós através de Efésios 5:16, traduzido como ‘remindo o tempo’ e ‘fazendo o melhor de cada oportunidade’. O verbo é exagorazo. O ágora era o mercado onde se comprava mercadorias e escravos. Exagorazo é fazer sua seleção a partir das opções disponíveis. Em Efésios 5:16 o que está disponível é ton kairon : o tempo, mas tempo de um certo tipo (pois existem duas palavras para tempo em grego) : o tempo de hoje visto como oportunidade, cheio de possibilidades de realizações ou perdas ressentidas.
Se combinarmos as palavras chegamos a este pensamento. Procuramos assegurar, como visto tão extraordinariamente na vida de nosso Senhor, a autoria de Deus de nosso tempo de tal forma que possamos dizer com confiança, ‘Este dia, o modo como está rendendo, é o dia que o Senhor fez; alegro-me e regozijo-me nele. ’ É para esta tarefa que nos voltamos.
O gerenciamento do tempo é tanto uma arte quanto uma ciência, e tem uma literatura profusa. Uma grande quantidade de cursos sobre isto está disponível tanto nas organizações seculares como nas cristãs.
Nas páginas a seguir daremos algumas dicas que serão úteis para que possamos gerenciar melhor o nosso tempo :
1. Mitos sobre a administração do tempo
2. Razões para administrar o tempo:
3. Desperdiçadores e economizadores de tempo;
4. Dicas para se economizar tempo;
5. Soluções práticas para economizar tempo;
6. Como fazer reuniões criativas.
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Mitos Sobre Administração Do Tempo
Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo.
1) O Primeiro É Que Quem Administra O Tempo Torna-Se Escravo Do Relógio.
A verdade é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria.
A verdade é que administrar o tempo não é programara vida nos mínimos detalhes : é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele.
2) O Segundo Mito É Que A Gente Só Produz Mesmo, Ou Então Só Trabalha Melhor, Sob Pressão.
Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem pressão para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre os que os circundam. A evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo que expressa o mito. Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem pressões, sai-se, geralmente, muito melhor do que quem deixa para estudar nas vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.
3) O Terceiro Mito É Que Administrar O Tempo É Algo Que Se Aplica Apenas À Vida Profissional.
Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que você reconhece que deve e deseja fazer, mas não faz -"por falta de tempo". Você pode estar querendo, há anos, reformar algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma outra língua, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem perturbações para descansar, curtir os filhos que estão crescendo, tudo isso sem conseguir. A culpa vai sempre na falta de tempo. A administração do tempo poderá permitir que você faça essas coisas em sua vida pessoal e familiar.
4) O Quarto Mito É Que Ter Tempo É Questão De Querer Ter Tempo.
Você certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação é verdadeira - até onde ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo – e esse meio é a administração do tempo.
Contrária a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias, tanto no ministério pastoral, quanto na vida pessoal. Administrar o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo, e que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.
Quem tem tempo não é quem não faz nada : é quem consegue administrar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas (um tio idoso, uma prima) que (pelos nossos padrões) não fazem nada o dia inteiro e, no entanto, constantemente se dizem sem tempo.
Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o tempo ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir algum que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras - e, geralmente, produz muito mais!
Mas não se engane : o processo de administrar o tempo não é fácil. É preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir administrá-lo.
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A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO II
Razões Para Administrar O Tempo
1) Tempo É Vida :
O tempo é o recurso fundamental da nossa vida, a matéria prima básica de nossa atividade.
Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneiras de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle.
Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro. O tempo não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso posterior. Quem não administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um dia não for usado sabiamente, não há como aproveitá-lo no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e o hoje perdido terá sido perdido para sempre.
Mas o tempo, embora não renovável e perecível, é um recurso democraticamente distribuído. A capacidade mental, a habilidade, a inteligência, as características físicas são desigualmente distribuídas entre as pessoas. O tempo, porém, enquanto estamos vivos, é distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto executivo como para o mais pobre desempregado.
Todos receberam 24 horas de tempo por dia. Na verdade, temos todo o tempo que existe : não existe tempo que alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode roubar meu dinheiro, os objetos que possuo. Mas ninguém consegue roubar meu tempo : outra pessoa só consegue determinar como eu vou usar meu tempo se eu o consentir.
Se for assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com o tempo de que dispõem e outros não conseguem produzir nada - no mesmo tempo. Não é que os últimos não façam nada (não são daqueles que se levantam mais cedo apenas para ter mais tempo para não fazer nada) : às vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada produzem. A explicação está no seguinte : o importante é o que fazemos com nosso tempo.
2) Tempo É Dinheiro
É importante se compenetrar do fato de que nosso tempo é valioso. Há pessoas e instituições que estão dispostas a pagar dinheiro pelo nosso tempo. Por isso é que se diz que tempo é dinheiro. Quem administra o tempo, na verdade, ganha não apenas vida : pode também transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro.
Para alcançar um determinado resultado ou produzir alguma coisa, com determinado nível de qualidade, precisamos investir fundamentalmente tempo e/ou dinheiro. Imaginemos exemplos corriqueiros. Seu carro está precisando de uma limpeza. Ou é preciso consertar a instalação elétrica de sua casa.
Suponhamos que você saiba lavar um carro e fazer um conserto elétrico com um nível de qualidade aceitável, e que em ambos os casos o serviço vai levar cerca de uma hora de seu tempo.
Independentemente de quanto valha a hora de seu tempo, se você não tem mais nada que realmente queira fazer (como dormir, assistir a um jogo de futebol na TV, etc.), provavelmente vai concluir que vale mais a pena você mesmo lavar o carro, ou consertar a instalação elétrica, do que pagar um lava-carro ou um eletricista para fazer o serviço. O uso de seu tempo economiza dinheiro, nesse caso. Se, porém, você pode empregar seu tempo ganhando mais dinheiro do que você vai economizar, ou, então, se há coisas que você queira fazer que são mais importantes, para você, do que o dinheiro que irá gastar, provavelmente vai concluir que vale mais a pena pagar um lava-carro ou um eletricista para fazer o serviço.
Por outro lado, mesmo que você tenha tempo, se você deseja um trabalho de melhor nível de qualidade do que aquele que é capaz de produzir pode valer mais a pena pagar um bom profissional para fazer o serviço.
A questão a manter em mente é que o tempo tem um valor monetário para quem tem objetivos : a decisão de empregá-lo ou não em determinada tarefa deve levar em consideração esse valor. Se lavar o carro leva uma hora e você economiza dez reais fazendo, você mesmo, a tarefa, então seu tempo, naquela situação, vale dez reais por hora. Por outro lado, se você não tem nada mais a fazer, além da tarefa que está contemplando realizar, então o fator tempo deixa de ser uma variável relevante.
Um outro exemplo pode ajudar. Suponhamos que você não possua nem bicicleta, nem carro, nem helicóptero e queira ir a uma certa cidade. Você pode ir a pé (e levar três dias), alugar uma bicicleta (e levar várias horas), ir de ônibus (e levar cerca de três horas, ponto a ponto), tomar um taxi (e levar um hora), ou fretar um helicóptero (e levar quinze minutos). Cada uma dessas opções envolve um certo uso de tempo e um de terminado dispêndio de dinheiro. Se você tem pouco tempo e bastante dinheiro, pode decidir gastar mais dinheiro e fretar o helicóptero. Se você tem pouco dinheiro e bastante tempo, pode decidir ir a pé. Dependendo da "mistura", você pode escolher uma das opções intermediárias.
A qualidade do resultado, porém, também precisa ser levada em consideração. Indo a pé, você vai chegar à cidade cansado, sujo, estropiado. Indo de helicóptero, você vai chegar como saiu. Isso pode eventualmente pesar na decisão.
Digamos, portanto, que um investimento de tempo T e de dinheiro $ produz um resultado com um determinado nível de qualidade Q. Se continuarmos a investir a mesma quantidade de tempo e de dinheiro, é de esperar que a qualidade vai se manter a mesma. Se aumentarmos o investimento de tempo, podemos manter a qualidade diminuindo o investimento de dinheiro, ou vice versa.
Se aumentarmos o investimento de tempo, mantendo o investimento de dinheiro estacionário, ou vice-versa, podemos melhorar a qualidade, que pode ser mais melhorada ainda se aumentarmos ambos os investimentos. Se diminuirmos o investimento de tempo, mantendo o investimento de dinheiro estacionário, ou vice-versa, iremos piorar a qualidade, que pode ser pior ainda se reduzirmos ambos os investimentos.
Por aí você vê que pode trocar seu tempo por dinheiro. Na verdade, o trabalho é uma permuta de tempo por dinheiro: alguém me paga pelo meu tempo (isto é, pelo meu tempo produtivo). E isso nos traz à questão da produtividade.
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3) Administração Do Tempo E Produtividade
Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade é o produto da eficácia pela eficiência.
Ser eficaz é fazer as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário. Ser eficiente é fazer as coisas certas, isto é, com a menor quantidade de recursos possível.
Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. E tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele é frequentemente escasso e caro.
É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente. Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam tempo demasiado, ou gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas são eficazes, mas ineficientes.
Por outro lado, todos conhecemos pessoas que fazem, de maneira extremamente eficiente, coisas que não são essenciais, que não têm a menor importância. Quem consegue colocar cem mil pedras de dominó em pé‚ sem derrubar nenhuma, possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa, mas extremamente ineficaz.
Vemos, talvez até mais frequentemente, pessoas que são ineficazes e ineficientes. Todos já vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que tenta atender a mais de um freguês ou cliente ao mesmo tempo, que simultaneamente tenta responder às perguntas de outro, conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa fora, etc. Esse indivíduo parece ocupado, na verdade está ocupado, mas é improdutivo: no mais das vezes não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem fazer o que faz de maneira correta.
Tornar mais eficiente quem é ineficaz (por exemplo, dando-lhe um computador) às vezes até piora a situação. Um exemplo exagerado pode ajudar. Um bêbado a pé é ineficaz e (felizmente) ineficiente. Se o colocarmos ao volante de um automóvel, poderá tornar-se muito mais eficiente em sua ineficácia (isto é, fazer muito mais rapidamente o que não deveria fazer, causando um dano muito maior).
Ser produtivo, portanto, não é a mesma coisa que ser ocupado. Está errado o ditado americano que diz: "Se você quer algo feito, dê isso para uma pessoa ocupada". A pessoa pode ser ocupada e não produtiva, em cujo caso não fará a tarefa adicional que lhe está sendo pedida.
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