A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO II - COMO
FAZER REUNIÕES CRIATIVAS - TÉCNICAS DE REUNIÃO
Administração Do Tempo E Redução De
Stress
Quem administra o tempo reduz o stress
causado pelo mau uso do tempo. Aqui também a idéia de mau uso ou desperdício do
tempo pressupõe a noção de objetivos.
Se não tenho nenhum objetivo, seja
profissional, se ja pessoal, então provavelmente vou deixar o tempo fluir,
despreocupadamente, como um rio que passa por debaixo de uma ponte. Não há como
avaliar meu uso do tempo nesse caso. A única coisa que posso querer fazer é
"matar o tempo". Numa situação como essa, provavelmente não vou ter
stress.
O tempo aparece como bem ou mal usado
apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom
ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo
causa stress porque tempo mal usado é tempo usado para fazer aquilo que não
consideramos importante e prioritário.
Usar o tempo de forma não planejada não
equivale, necessariamente, a fazer mau uso do tempo (como já se indicou).
Frequentemente temos que alterar nosso planejamento, fazer coisas que não
estavam na nossa agenda. Nosso tempo só terá sido desperdiçado se essas
alterações nos levarem a fazer coisas que não consideramos importantes.
Mau uso do tempo não é ficar sem fazer
nada, gastar tempo no lazer, dedicar tempo a hobbies ou à família, se é isso
que julgamos importante e queremos - e todos nós desejamos isso em determinados
momentos. Se, entretanto, num dado momento, você realmente quer estar lendo um
livro, ou trabalhando num relatório, e se vê obrigado a fazer um passeio com as
crianças, ou a entreter familiares, você se sente tenso, porque o tempo não estará
sendo utilizado para aquilo que você considera importante e prioritário naquele
momento - e, portanto, não estará sendo bem usado.
É sempre bom lembrar que, da mesma
forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo normalmente traz
satisfação, sentido de realização e felicidade.
LADRÕES E ECONOMIZADORES DE TEMPO
Entendemos por "desperdiçadores de
tempo" disfunções que provocam o uso inadequado ou insatisfatório do tempo
na perspectiva do pastor e líder ou da igreja.
Uma pesquisa feita em vinte e um
países, com aproximadamente dois mil executivos de várias organizações,
apresentou como desperdiçadores de tempo mais comuns, trinta e sete itens.
Vamos detalhar abaixo os principais
desperdiçadores de tempo que tenho visto no meu pastorado:
1. Falta de Planejamento;
2. Telefonemas
3. Distrações
4. Visitas inesperadas;
5. Tarefas inacabadas ou falta de
disciplina no cumprimento da agenda;
6. A falta de definição clara de
objetivos na execução das tarefas;
7. Falta de delegação ou Centralização
de poder. Excesso de compromissos: Incapacidade de dizer "não": O
excesso de tarefas frequentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar
e acaba ficando imobilizada.
8. Menosprezo ou ênfase inadequada em
certas atividades;
9. Indefinição de prioridades e
cobrança incompleta e descontínua;
10. Fragmentação e superficialidade;
11. Excesso de reuniões (algumas
desnecessárias) e burocracia interna;
12. Indefinição de prioridades;
13. Má utilização dos recursos
(telefone, fax, computador, Internet,);
14. Mesa entulhada ou desorganização
pessoal;
15. Arquivamente ineficiente
16. Procrastinação: É preciso
distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não tomar
uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações
suficientes, ou coisa equivalente.
Por outro lado, você poderá utilizar-se
dos “economizadores de tempo” através da:
DICAS PARA SE ECONOMIZAR TEMPO
A seguir, apresentamos sete técnicas
eficazes, atitudes e comportamentos que podem economizar seu tempo:
Planejamento : toda hora aplicada em
planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores
resultados.
Organização : a organização é um outro
fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve
existir principalmente nas informações.
Delegação : atribuição de tarefas para
outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a
chave da administração eficaz.
Benefícios Da Delegação:
1) A delegação facilita o trabalho do
pastor;
2) A delegação aumenta a produtividade
3) A delegação dá oportunidade a outros
de desenvolver a capacidade de liderança,
4) A delegação dá ao líder mais tempo
de desenvolver sua vida espiritual.
Telefone:
Use-o para evitar deslocamento
desnecessário para obter informações.
Comunicação:
A linguagem simples, concisa e isenta
de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
Tomada De Decisões:
A análise de decisão tem que ser
precisa e baseada em informações seguras para que o problema possa ser atacado
de forma imediata.
Concentração:
tempo mínimo (anterior a ação) que se
julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.
Enumeramos Abaixo Soluções Práticas Que
O Ajudarão A Economizar Tempo:
1. Estabeleça metas: anuais, mensais,
semanais e diárias;
2. Programe suas tarefas e atividades
da semana e do dia, em função dessas metas;
3. Faça as coisas em ordem de
prioridade;
4. Saiba onde seu tempo é realmente
empregado;
5. Estabeleça data e hora para início e
fim de cada atividade;
6. Elimine desperdiçadores de tempo;
7. Utilize uma agenda ou um calendário
de reuniões;
8. Crie uma lista de afazeres;
9. Organize as tarefas;
10. Organize seu acesso com rapidez de
informações usadas com frequência.
COMO FAZER REUNIÕES CRIATIVAS
1. Só convoque uma reunião quando
totalmente indispensável;
2. Estabeleça os objetivos;
3. Elabore uma pauta, fixando tempo
para cada assunto;
4. Coloque só as pessoas às quais o
assunto interessa;
5. Mantenha o rumo da discussão;
6. Sintetize as conclusões;
7. Faça o acompanhamento de todas as
decisões tomadas.
CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO DAS TAREFAS E COMPROMISSOS
Os critérios de classificação das
tarefas e compromissos são pontos fundamentais para corrigirmos nossos
desperdiçadores de tempo. Quantas vezes não nos deparamos com situações em que
determinado compromisso era considerado como urgente? Geralmente os critérios
são distorcidos. Algumas tarefas são importantes e não urgentes; outras, são
importantes e urgentes; algumas, não são nem importantes nem urgentes, de
acordo com o quadro abaixo.
Ratificando as citações acima
relatadas, denota-se que o tempo é distribuído democraticamente para todos, sem
distinção alguma. Percebemos vinte e quatro horas, igualitárias, a fim de
utilizarmos da maneira mais apropriada e conveniente. Infelizmente, não temos
muito controle para prolongarmos a nossa vida. O que podemos fazer, é
aumentarmos a vida, ganhando tempo dentro dela. E isso está ao alcance de
todos, basta um pouco de esforço e determinação.
TÉCNICAS
DE REUNIÃO
Resultados desejados a curto prazo
1. Reuniões mais curtas e eficientes
2. Maior compreensão das propostas
3. Melhor qualidade nas decisões
tomadas
4. Maior compromisso dos participantes
5. Reuniões menos tensas e mais
produtivas
CONTEÚDO I.
O planejamento prévio: O ANTES
1. Só convoque uma reunião quando
totalmente indispensável;
2. Elabore uma pauta, fixando tempo
para cada assunto. Coloque em ordem de prioridade. Distribua antecipadamente;
tenha cópias extras no dia da reunião.
3. A escolha dos recursos-
áudio-visuais
4. Leve material para consulta durante
a reunião. Só apresente ser for necessário.
5. A preparação de você próprio.
6. Estabeleça um limite de tempo.
Estabeleça um limite de inicio e conclusão para as reuniões, e comunique isso
aos participantes.
II. A condução da Reunião: O DURANTE
1. Explique a intenção da
reunião, mencionado os principais itens da pauta e de quanto tempo se
dispõe para discuti-los.
2. Mantenha o rumo da discussão.
Comece a reunião estabelecendo objetivos específicos e concretos a serem
alcançados naquela reunião. Evite que assuntos novos entrem para a pauta uma
vez que a agenda j á foi preparada. Minimize conversas paralelas
desnecessárias.
3. Fale com objetividade,
somente o essencial - resuma. Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça
depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e
não participar calorosamente da discussão.
4. Definir sempre:
•O "O que" será feito
•O "Quem" ficara responsável
•O "Quando" estará concluído
5. Como lidar com participantes
difíceis
Sabemos que é diferente o comportamento
dos indivíduos isoladamente e em grupo. Não há regras gerais, pois cada grupo é
um grupo, mas é freqüente observarmos alguns tipos (estereótipos) nos grupos,
são eles:
•O Belicoso
Não conteste. Mantenha a calma. Tome
cuidado para que ele não monopolize a reunião.
• O Positivo
Ele é um ponto de apoio. Permita que
ele faça o uso da palavra sempre que necessário, pois normalmente contribui com
informações positivas e de interesse geral.
• O Sabe Tudo
Convém, em muitas circunstâncias,
deixá-lo habilmente por conta do grupo.
• O Falante
Interrompa-o com habilidade. Limite o
tempo que ele tem para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.
• O Acanhado
Motive-o a participar fazendo perguntas
fáceis para que tenha condições de respondê-las, de preferência algo
relacionado com o que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta
gradativamente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com esta técnica.
• O que Não Aceita e Não
Coopera
Explore sua ambição. Reconheça e use
sua experiência e seu conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por
ele. Use sua experiência e bom senso de líder.
• O Desinteressado
Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade
profissional. Solicite habilmente exemplos de algo que ele esteja interessado.
Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua participação.
• O Desdenhoso
Não o critique, seja hábil, use a
técnica do "sim, mas ... ". Não tente justificativas diretas, pois
seja exatamente isto que ele queira, para se auto-afirmar perante todos.
O Perguntador Persistente
Normalmente atrapalha o líder. Convém
passar suas perguntas para o grupo respondê-las, entretanto, não convém
exageros desta técnica pois pode causar impressão aos demais de que o líder se
deixou persuadir por ele ou está inseguro.
6. Escuta ativa:
A prática da escuta eficaz, onde
estamos atentos ao que nos é dito, ou ao que dizemos aos demais, para
percebermos se faz sentido.
7. Sintetize as conclusões.
Obs. Para longas reuniões separe 10
minutos de intervalo para cada 90 minutos. O tempo economizado por não ter um
intervalo é perdido pela redução da atenção e baixa produtividade.
III. O Acompanhamento - O APÓS
1. O "follow-up't'" sobre os
próximos passos. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
2. Cobre o secretário ou a pessoa que
ficou de acompanhar as decisões tomadas. Follow-up significa, a rigor, o
acompanhamento de ações e campanhas de marketing, com o objetivo de aferir seus
resultados concretos. Na prática, virou sinônimo de qualquer atividade de
monitoração desenvolvida após o lançamento de um projeto.
Conclusão:
Em qualquer reunião poderão estar
presentes alguns "participantes" não convidados. São eles:
1. Emoções - o perigo
aqui é com o descontrole emocional. Tomar decisões sem equilíbrio pode levar a
verdadeiros desastres. Podem surgir, também, problemas de relacionamento sérios
se as palavras forem proferidas sem o temperamento do amor e do respeito mútuo.
2. Problemas familiares
3. Problemas e preocupações
pessoais
4. Preconceitos
5. Vaidade e egoísmo
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